問題
次の文章を完成させるために、空欄に入る最も適切なものを、選択肢1〜5の中から1つ選びなさい。
組織内で情報を共有するとき、伝達の回数を増やすだけでは、認識のずれを防げないことがある。同じ言葉でも、担当する業務や持っている知識によって受け取り方が異なるからだ。また、疑問があっても質問しにくい雰囲気では、誤解が修正されないまま作業が進んでしまう。こうした問題を避けるには、（ ）。
【選択肢】
- 情報を発信する回数を増やし、受け手が同じ内容に繰り返し触れるようにする必要がある
- 認識の違いが生じないよう、業務に関する判断を一部の責任者だけに任せる方がよい
- 誰にでも理解できる簡単な表現を使えば、受け手の知識や立場を考慮する必要はなくなる
- 伝えた内容を相手がどのように理解したかを確かめ、疑問や異なる見方を示せる機会を設ける必要がある
- 誤解による手戻りを防ぐため、確実に決まっていない情報は共有しない方がよい
解答を見る
【解答】
4
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解説
【完成した文章】
組織内で情報を共有するとき、伝達の回数を増やすだけでは、認識のずれを防げないことがある。同じ言葉でも、担当する業務や持っている知識によって受け取り方が異なるからだ。また、疑問があっても質問しにくい雰囲気では、誤解が修正されないまま作業が進んでしまう。こうした問題を避けるには、伝えた内容を相手がどのように理解したかを確かめ、疑問や異なる見方を示せる機会を設ける必要がある。
【解説】
正解：4
本文では、組織内の情報共有で認識のずれが生じる原因として、二つの点が挙げられています。
一つ目は、同じ言葉を使っても、担当業務や知識の違いによって、受け取り方が変わることです。情報を伝えた側が十分に説明したつもりでも、受け手が同じ意味で理解しているとは限りません。
二つ目は、疑問があっても質問しにくい雰囲気では、誤解が修正されないことです。受け手が理解できていない部分を伝えられなければ、認識のずれを残したまま作業が進んでしまいます。
したがって、必要なのは一方的に情報を伝えることではありません。
選択肢4の、
伝えた内容を相手がどのように理解したかを確かめ、疑問や異なる見方を示せる機会を設ける必要がある
は、本文で示された二つの原因に対応しています。
- 「相手がどのように理解したかを確かめる」
→ 業務や知識の違いによる受け取り方のずれを確認する - 「疑問や異なる見方を示せる機会を設ける」
→ 質問しにくい雰囲気によって誤解が残ることを防ぐ
二つの問題に対する解決策を両方含んでいるため、正解は4です。
選択肢1が誤りの理由
情報を発信する回数を増やし、受け手が同じ内容に繰り返し触れるようにする必要がある
同じ情報を繰り返し伝えることで、内容を忘れにくくする効果は期待できます。
しかし本文では、冒頭で、
伝達の回数を増やすだけでは、認識のずれを防げないことがある
と明確に述べています。
受け手が最初から異なる意味で理解していれば、同じ内容を何度伝えても、誤解が強まる可能性があります。
選択肢1は、本文で不十分だとされた方法を解決策としているため、誤りです。
選択肢2が誤りの理由
認識の違いが生じないよう、業務に関する判断を一部の責任者だけに任せる方がよい
判断する人を限定すれば、意思決定の過程が単純になる場合があります。
しかし、実際に作業する人々の受け取り方が異なるという問題は、それだけでは解決しません。また、本文は認識の違いそのものをなくすことではなく、違いを確認し、誤解を修正する必要性を述べています。
一部の責任者だけに判断を任せることは、むしろ現場の疑問や異なる見方を表に出にくくする可能性があります。
したがって、本文から導ける解決策ではありません。
選択肢3が誤りの理由
誰にでも理解できる簡単な表現を使えば、受け手の知識や立場を考慮する必要はなくなる
分かりやすい言葉を使うことは、情報共有において重要です。
そのため、選択肢3は一見すると適切に見えます。しかし、同じ言葉でも、担当業務や知識によって受け取り方が異なるというのが本文の主張です。
表現を簡単にするだけで、すべての人が同じように理解するとは限りません。
特に、「考慮する必要はなくなる」という部分は断定が強く、本文に反しています。
選択肢5が誤りの理由
誤解による手戻りを防ぐため、確実に決まっていない情報は共有しない方がよい
未確定の情報を共有するときには、決定事項と混同されないよう注意が必要です。
しかし、情報が確定するまで共有しなければ、関係者が準備や検討を始められず、後から大きな修正が必要になることもあります。
また、本文が問題としているのは、未確定情報の共有ではなく、受け取り方の違いと、疑問を示しにくい環境です。
選択肢5は情報共有の時期へ論点を移しており、本文の二つの原因に対応していません。
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