問題
次の文章を完成させるために、空欄に入る最も適切なものを、選択肢1〜5の中から1つ選びなさい。
業務のデジタル化は、情報の検索や共有にかかる時間を短縮し、作業の効率を高める。一方で、新しい仕組みを導入しただけで、必ずしも負担が減るとは限らない。入力項目が増えたり、紙と電子の手続きが併存したりすれば、かえって作業が複雑になることもある。さらに、利用者ごとに操作への習熟度が異なれば、一部の人に対応が集中するおそれもある。したがって、（ ）。
【選択肢】
- デジタル化による効果を高めるには、紙による手続きを導入直後にすべて廃止する必要がある
- デジタル化を進める際には、仕組みの導入だけでなく、業務手順や利用者への支援も見直す必要がある
- 操作に慣れている人へ関連業務を集約すれば、組織全体の負担を確実に減らすことができる
- 入力項目を増やして情報を詳しく記録するほど、デジタル化による作業効率は高くなる
- デジタル化によって新たな負担が生じる可能性がある以上、従来の方法を維持する方が安全である
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【解答】
2
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解説
【完成した文章】
業務のデジタル化は、情報の検索や共有にかかる時間を短縮し、作業の効率を高める。一方で、新しい仕組みを導入しただけで、必ずしも負担が減るとは限らない。入力項目が増えたり、紙と電子の手続きが併存したりすれば、かえって作業が複雑になることもある。さらに、利用者ごとに操作への習熟度が異なれば、一部の人に対応が集中するおそれもある。したがって、デジタル化を進める際には、仕組みの導入だけでなく、業務手順や利用者への支援も見直す必要がある。
【解説】
正解：2
本文では、デジタル化について、利点と導入上の課題の両方が示されています。
まず、デジタル化には、
- 情報を検索する時間を短縮できる
- 情報を共有しやすくなる
- 作業の効率を高められる
という利点があります。
しかし、新しい仕組みを導入するだけで、自動的に業務が効率化するわけではありません。本文では、次のような問題が挙げられています。
- 入力項目が増え、作業量が多くなる
- 紙と電子の手続きが併存し、業務が複雑になる
- 操作への習熟度に差があり、一部の人へ対応が集中する
空欄の直前には「したがって」とあります。そのため、空欄には、これらの課題を踏まえた結論が入ります。
選択肢2の、
デジタル化を進める際には、仕組みの導入だけでなく、業務手順や利用者への支援も見直す必要がある
は、本文に示された複数の問題に対応しています。
- 「業務手順を見直す」
→ 入力項目の増加や、紙と電子の手続きの併存に対応する - 「利用者への支援を見直す」
→ 操作への習熟度の違いや、一部の人への負担集中に対応する
また、デジタル化そのものを否定せず、その効果を得るためには周辺の仕組みも整える必要があるとまとめています。
したがって、正解は2です。
選択肢1が誤りの理由
デジタル化による効果を高めるには、紙による手続きを導入直後にすべて廃止する必要がある
本文では、紙と電子の手続きが併存すると、作業が複雑になる場合があると述べています。
そのため、紙の手続きを整理する必要性は考えられます。しかし、導入直後にすべて廃止すべきだとは述べていません。
利用者が新しい仕組みに慣れるまでの移行期間や、電子化が適さない手続きも考えられます。
選択肢1は、本文の一部を根拠に結論を極端化しているため、誤りです。
選択肢2が正しい理由
デジタル化を進める際には、仕組みの導入だけでなく、業務手順や利用者への支援も見直す必要がある
本文は、新しい仕組みを導入しただけでは負担が減らない場合があると説明しています。
効率化を実現するには、システムそのものだけでなく、
- 不要な入力項目がないか
- 紙と電子の手続きが重複していないか
- 操作に不慣れな人への支援があるか
- 特定の人に対応が集中していないか
まで確認する必要があります。
本文の利点と課題を両方踏まえた結論なので、選択肢2が最も適切です。
選択肢3が誤りの理由
操作に慣れている人へ関連業務を集約すれば、組織全体の負担を確実に減らすことができる
操作に慣れた人が支援することで、導入直後の混乱を抑えられる場合はあります。
しかし本文では、一部の人に対応が集中すること自体を問題として挙げています。
選択肢3の方法では、慣れている人の負担がさらに増える可能性があります。また、「確実に減らすことができる」という断定も強すぎます。
本文で示された問題を解決するのではなく、むしろ強める可能性があるため誤りです。
選択肢4が誤りの理由
入力項目を増やして情報を詳しく記録するほど、デジタル化による作業効率は高くなる
詳しい情報を記録すれば、後から分析や確認に活用できる場合があります。
しかし、本文では入力項目が増えることで、かえって作業が複雑になる可能性が示されています。
情報量が多いことと、作業効率が高いことは同じではありません。必要性の低い項目まで入力させれば、利用者の負担が増えます。
したがって、本文に反する内容です。
選択肢5が誤りの理由
デジタル化によって新たな負担が生じる可能性がある以上、従来の方法を維持する方が安全である
本文は、デジタル化によって新たな問題が生じる可能性を指摘しています。
しかし同時に、情報の検索や共有を効率化できるという利点も認めています。
本文の結論は、デジタル化をやめることではなく、業務手順や支援体制を含めて適切に整えることです。
選択肢5は問題点だけを取り上げ、デジタル化の利点を無視しているため誤りです。
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